Factura electrónica, la evolución digital de la factura tradicional
La emisión de la factura electronica es un proceso a través del cual instituciones, empresas, profesionales y comerciantes puedan dejar a tras las impresiones de facturas en papel para reemplazarlas por facturas electrónicas con todos los requisitos tributarios que marca la ley. La factura electrónica tiene la misma validez que la factura impresa, la diferencia radica en que el ciclo de realización de la factura electrónica es administrado y gestionado de forma electrónica.
Los beneficios de la factura electrónica son diversos, desde el ahorro en papel y tinta de impresión, la disminución del volumen de papeles impresos con los datos de clientes, ingresos y egresos, una facilidad en la gestión de facturas así como en el almacenamiento y búsqueda de datos. Los beneficios principales de adoptar la factura electrónica son:
- Agilización en el proceso de información ya sea en la recepción como en el envío de datos.
- Disminución al gasto de papelería.
- Seguridad en el almacenamiento de documentos.
- Menor probabilidad de falsificación de documentos y de firmas.
- Fácil localización de documentos e información.
- Ahorro en el espacio físico para almacenar documentos.
- Agilización en los procesos administrativos.
- Simplificación de la fiscalización de documentos que facilita las auditorías.
La factura electrónica garantiza la autenticidad e integridad de la información contenida en ella, para esto es necesario contar con:
- Firma electrónica, con base en una certificación reconocida y generada por medio de un dispositivo seguro para la creación de firmas digitales.
- Intercambio de datos a través de los medios electrónicos.
- Un sistema alternativo que otorgue autenticidad e integridad a la factura electrónica siempre y cuando sea solicitado por el tributario expedidor de la factura electrónica.
Los formatos de emisión de la factura electrónica de acuerdo a su funcionalidad son:
- PDF este formato se recomienda en los casos en que el destinatario es una PYME o una persona física que sólo desea conservar la factura electrónica pero no evitar el tecleo de datos pues este formato no facilita la captura de datos en el ordenador de destino.
- EDIFACT este formato tiene una sintaxis más usual en el envío de ordenador a ordenador, esto significa que el destinatario tiene la tecnología adecuada para digitalizar la información recibida de modo que ingrese la información a la base de datos de forma automática.
La factura tradicional puede convertirse a factura electrónica por medio del proceso de digitalización de documentos, para esto es preciso contar con los elementos necesarios para garantizar la integridad del documento original por medio de la gestion de bases de datos digitales. La digitalizacion de documentos facilita el almacenamiento de facturas atrasadas y recientes.
