¿Por qué es tan importante el Enterprise Content Management?
Esta es una de las preguntas que las compañías suelen hacerse antes de embarcarse en esta nueva propuesta tecnológica. Como su nombre lo índica ECM (Enterprise Content Management) está relacionado con la gestión de contenidos en una empresa. Ahora, el concepto de Content o Document Management (Gestión de Contenidos) no es algo nuevo, sin embargo hablamos de un sistema que tiene como finalidad la optimización de procesos organizacionales. ¿Cómo así?
Sí, el objetivo de ECM es el mejoramiento del rendimiento empresarial. Al hacer que los procesos funcionen de forma más organizada, genera un mejoramiento en el ritmo, adquisición y uso de la información en una empresa, en otras palabras, mejora su desempeño y el de sus empleados.
Y es que adicionalmente Enterprise Content Management maneja un número de protocolos de uso de la información que la conservan y la protegen. No olvidemos que mucha de la información que existe en una empresa son datos sensibles, es decir, documentos de gran relevancia que contienen planes de negocios, futuros productos, futuras inversiones, etc.
Con lo antes mencionado, ya nos podemos hacer una idea de lo que es Enterprise Content Management, ahora pasemos a definirlo de forma clara y concisa. La Asociación para la Gestión de la Imagen y la Información la define de la siguiente manera:
“Enterprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas usadas para capturar, manejar, salvaguardar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizacionales. ECM cubre la gestión de la información dentro del ámbito completo de una empresa, ya sea que esa información esté en forma de documento de papel, un archivo electrónico, una base de datos impresa e incluso un email.”
Esto quiere decir que ECM no sólo gestiona la información, sino que además cumple otra gama de procesos, como es el caso de crear estrategias o salvaguardar información sensible. Adicionalmente, no sólo lo hace con documentación en papel, sino en formatos electrónicos. Tengamos en cuenta que es un sistema completamente automatizado, que incluso puede ser parte del intranet de la empresa, permitiéndole a los empleados saber el uso de los documentos o dejándoles acceder a un portal empresarial.
Esta gran herramienta tecnológica es descendiente de una versión que ve la luz por primera vez a finales de los ochenta y comienzos de los noventa. En la actualidad, Enterprise Content Management, es una herramienta indispensable para mejorar el desempeño organizacional de una compañía. En otras palabras, un condimento necesario para el éxito.
