¿Qué Implica La Captura Automática De Datos?
Hablar en términos del servicio de captura de datos, es hablar de una metodología que apoya y asiste la gestión general de una empresa. De esta suerte, cuando se ofrece un servicio de captura de datos en forma automática, se ofrece un sistema que consiste en el reconocimiento, de manera automática, de información. Tal información puede estar contenida en cualquier tipo de formularios, ya sea encuestas, evaluaciones solicitudes, cuestionarios, facturas o cualquier formato que haya sido completado manualmente.
Los formularios deben contener campos específicos que puedan ser exportados en forma directa a una base de datos que haya sido diseñada en una plataforma de cómputo. Afortunadamente, este proceso es cada vez más sofisticado y los programas diseñados para tal efecto son, a la vez, más amigables con los usuarios. Sin embargo, en ocasiones el diseño el formulario puede no ser el mejor para su lectura, por lo que se recomienda ampliamente que se observe muy detalladamente cada uno de los campos que formen parte del diseño del formulario.
Para lograr tal efecto, se aconseja seguir una metodología que facilite aún más este proceso y evite los errores recurrentes. De esta forma se sugiere contratar a una empresa especializada en la captura de datos o, en su defecto, contar con personal especializado en el mismo. La empresa debe entregar en Word o Excel el contenido de los formularios con las respuestas que correspondan a los espacios vacíos, de esta suerte, el diseño de los formularios quedará a cargo de la empresa contratada o del personal destinado.
Una vez realizado el diseño del formulario, éste se someterá a un departamento de calidad, el cual realizará la revisión de los formularios y hará las pruebas pertinentes de efectividad. Terminado este proceso se envía en formato PDF el diseño para la aprobación de la empresa. De esta suerte, se comienza con el trabajo de la recopilación de datos, con lo que la deberá trabajar con los formularios.
Toda vez que los formularios se han llenado correctamente, se deben regresar al personal encargado con el fin de que sean digitalizados. Así se irá generando un archivo final con los fines que persiga la empresa, y por lo regular, la salida de los datos se entrega en Access, Excel, CVS o cualquier archivo de texto.
