¿Por qué contratar una empresa de digitalización y gestión de documentos?
Las empresas diariamente producen una gran cantidad de información tanto en formatos físicos como el papel con en un formato digital como los correos electrónicos. Todos estos datos juegan un papel muy importante para el desarrollo de las actividades cotidianas de la organización, sin embargo, la mayoría de las veces esta información no está organizada de manera eficiente lo cual provoca grandes problemas en la empresa
Uno de estos inconvenientes es el uso de información en formato de papel, el problema de tener los datos en dicho formato es que las empresas se llenan de papeles y tienen que destinar espacios específicos para su almacenamiento, además de designar a personal para que se encargue de realizar el resguardo de la información y su búsqueda cuando sea necesario.
Lo cual lleva a otro tipo de problemas, que es la cantidad de recursos tanto económicos, de personal y de tiempo que se destinan a mantener el archivo de la empresa. Actualmente, gracias a los avances tecnológicos se han creado soluciones para resolver todos estos inconvenientes de la gestión de documentos.
Una de las soluciones más exitosas es la digitalización de documentos, ésta consiste en que toda la información física sea digitalizada, es decir, pasarse a un formato digital con el objetivo de automatizar los procesos de las organizaciones para liberarlas de las cargas de papel y hacerlas más eficientes.
La digitalización de documentos tiene grandes beneficios para las empresas. La recomendación para iniciar con el proceso es hacerlo a través de empresas especializadas en este tipo de trabajo. Digitalizar no sólo significa usar un scanner para copiar la información en un formato digital, significa también dar orden a esta información y almacenarla en un lugar centralizado y seguro para su uso posterior.
Las empresas dedicadas a la digitalización de documentos cuentan con la tecnología necesaria y el equipo humano calificado para centrar sus esfuerzos en pasar toda la información del negocio en un formato digital de manera segura, confiable y rápida.
Es posible que algunas empresas quieran intentar hacer dicho proceso por su cuenta, sin embargo, esto no es nada recomendable ya que la información la mayoría de las veces, es mayor de la que se calcula, lo cual implica un importante consumo de tiempo de parte de las personas que se asignen a estas actividades. Además si no se cuenta con la experiencia previa sobre cómo hacerlo, cómo clasificar la información, cómo resguardarla y cómo centralizarla, el proceso no será exitoso.
Para evitar esto es recomendable contratar los servicios de una empresa especializada que garantice un nivel de calidad y que se adapte a las necesidades de cada organización.
