Servicios de gestión de bases de datos digitales
Considere la siguiente situación: una habitación del tamaño que usted quiera completamente inundada por culpa de una tubería rota en el techo. En los anaqueles se apilan cajas y cajas llenas de papeles que contienen toda la contabilidad de la empresa desde hace quince años y los registros de las transacciones con los clientes desde más o menos la misma época. Al menos la cuarta parte del contenido de esas cajas se perdió para siempre pues le cayó encima una cascada o permanece sumergida bajo el agua. ¿Cómo reaccionaría?
Afortunadamente, es posible evitar encontrarse en circunstancias como aquélla si usted realiza una inversión en digitalizacion de documentos e incluye en su negocio una base de datos virtual.
Piense, en primer lugar, que 500,000 cuartillas requieren un espacio de cerca de ciento treinta metros cuadrados, mientras que el mismo número de hojas convertidos en imágenes digitales cabe en unos 50 discos compactos. Además, con la ayuda de un buen software de administración se puede encontrar y consultar un documento cualquiera en cuestión de minutos sin tener que moverse de su lugar ni de realizar una exhaustiva búsqueda en el depósito de archivos.
Entre otras ventajas, tome en cuenta que un mismo documento puede ser manipulado por cualquier número de personas a la vez sin necesidad de generar aún más papel de desperdicio con fotocopias. Esto representa un ahorro para su empresa y fomenta la cultura del cuidado ambiental y del reciclaje. Además, dependiendo del formato en que utilice sus documentos, éstos pueden modificarse a través de aplicaciones de modo que la actualización sea inmediata y accesible para todos los usuarios de la red.
Un experto en gestión de redes se encargará de hacer un análisis de las necesidades particulares de cada cliente para ofrecerle la mejor solución sobre cómo llevar a cabo el traslado a una base digital. Recorrerá sus archivos para catalogar el material de acuerdo a la importancia en cuanto al uso frecuente o trascendencia para las actividades cotidianas de su empresa, y elaborará un plan de trabajo que se ajuste al reto de administración.
Valorará, por ejemplo, si sus documentos pueden almacenarse como imágenes o si se hace indispensable que conserven capacidad para ser modificados. Esta distinción impacta en los tiempos de digitalización y en el espacio mínimo necesario para almacenar los datos.
Para el proceso de digitalización, se utilizan escáneres especializados, ya se trate de fotografías, planos o documentos escritos y un sistema de gestión que lleve un control de los avances y ponga el material a disposición de los usuarios de manera inmediata. Finalmente, se encargará de asesorarlo en el uso de su administrador de red y de configurar un sistema de seguridad que restringa la entrada a cualquiera que no esté dado de alta en la red.
Sin duda usted valorará cada centavo invertido en digitalizar sus archivos, y recibirá a cambio una serie de beneficios entre los que se incluye una mayor productividad, resultado del ahorro de tiempo y recursos.
